Overtakelsesprotokoll: Komplett guide (uenighet, tid, o.l.)

Budet er godtatt for lengst, tingene dine er vekke og flyttevasken er fullført – og nå er det endelig tid for å gi nøklene videre til boligkjøperen. Men hva skal egentlig skje på overtakelsesdagen? Og hvordan skal en overtakelsesprotokoll fylles ut? Protokollen er et viktig dokument som sikrer at overtakelsen av boligen går som den skal og fungerer som en slags sjekkliste.

Megleren kan faktisk ikke overføre eiendommen til ny eier eller betale ut kjøpesummen før den er mottatt, ferdig utfylt og signert. Dere må også skrive ned eventuelle feil eller mangler som oppdages under overtakelsen i overtakelsesprotokollen. Her i denne guiden tar vi en nærmere titt på hva protokollen skal inneholde, hvordan dere fyller den ut på riktig måte og hva dere skal gjøre dersom dere oppdager avvik.

Hva er en overtakelsesprotokoll og hva inneholder den?

Overtakelsesprotokoller brukes både ved nybygg, utleieboliger og salg av brukte boliger. Her tar vi for oss protokollen som brukes ved salg av brukt bolig. Dokumentet fylles ut og signeres av både kjøper og selger på overtakelsesdagen.Protokollen inneholder alt som dokumenterer boligens tilstand på overtakelsestidspunktet. Det betyr blant annet:

• Dato, klokkeslett og hvem som var til stede
• Måleravlesninger for strøm, vann og eventuelt fjernvarme
• Anmerkninger om utvask og rengjøring
• Skader, feil eller mangler som oppdages under gjennomgangen
• Manglende nøkler, fjernkontroller eller annet utstyr
• Bekreftelse på at fastmontert utstyr følger med som avtalt

Kjøper skal kontrollere at boligen er klargjort som avtalt før eiendommen overtas. Avvik som kjøper vil at selger skal rette opp i, skal noteres i protokollen, også når selger er uenig. Eventuelle tvister kan avklares i etterkant, men det viktigste er at det blir dokumentert på stedet.

I alvorlige tilfeller kan kjøperen nekte å overta eiendommen eller kreve at deler av kjøpesummen holdes tilbake. Da må eiendomsmegleren og eventuelt en advokat kontaktes umiddelbart. Protokollen som brukes ved nybygg ligner i form og innhold, men der gjennomføres befaringen sammen med en representant for entreprenøren — gjerne med takstingeniør på laget for å avdekke feil som entreprenøren er pliktig til å fikse.

Slik fyller du ut overtakelsesprotokoll ved salg av bolig, steg-for-steg

Det er heldigvis ganske enkelt å fylle ut en overtakelsesprotokoll ved salg av bolig. Du trenger tilgang til skjemaet, enten på papir eller digitalt. Eiendomsmegleren sender ut skjemaet i god tid. De fleste meglerforetak bruker digital signering via SMS-link og BankID i dag. Da trenger dere bare mobiltelefon, nettilgang og BankID på mobil for å fullføre. Velger dere papirskjema i stedet, må det sendes inn som brevpost. Og da tar oppgjøret gjerne litt lengre tid.

Slik gjør dere det på selve overtakelsesdagen:

• Steg 1 – gjennomgang av boligen: Gå nøye gjennom hele boligen sammen og følg punktene i protokollen. Sjekk at alt er som avtalt i kjøpekontrakten, inkludert eventuelt utstyr og hvitevarer som skal følge med.
• Steg 2 – måleravlesninger: Ikke glem å inkludere måleravlesningene for strøm og vann. Begge parter må være enige om avlesningene.
• Steg 3 – dokumentasjon: Hvis dere oppdager mangler, skader eller feil, bør dere også ta bilder av dem. Denne dokumentasjonen kan være nyttig senere.
• Steg 4 – overlevering av nøkler: Sjekk at alle nøkler følger med, inkludert bodnøkler, fjernkontroll til garasje og eventuelle ekstranøkler. Manglende nøkler noteres i protokollen.
• Steg 5 – avslutt overtakelsen med å signere dokumentet: Når alt er fylt ut og begge parter er enige, er det på tide å signere protokollen og sende den inn til eiendomsmegleren.

Og det var det – overtakelsen er fullført, og boligkjøperen kan få nøklene til boligen. Boligselger kan derimot gi seg selv en god klapp på skulderen og glede seg til at pengene kommer inn på kontoen. Eiendomsmegleren har fortsatt noen oppgaver igjen før hele boligsalget er endelig avsluttet, som tinglysning og oppgjør.

Les også

Tips og råd til selve overtakelsen

Derfor er overtakelsesprotokollen så viktig ved salg av bolig

Protokollen beskytter interessene til både kjøper og selger, samt sikrer at overtakelsen skjer i henhold til avhendingsloven. Dokumentet har likevel en enda mer praktisk funksjon – det gir megleren grønt lys til å overføre eiendommen og utbetale kjøpesummen. Uten en utfylt og signert overtakelsesprotokoll kan eiendomsmegleren eller advokaten ikke fullføre oppgjøret.

Den signerte protokollen sendes til oppgjørsavdelingen hos meglerforetaket, enten digitalt eller på papir. Megleren sender deretter skjøtet til Kartverket for tinglysning. Når tinglysningen er fullført, er kjøper formelt ny eier. Etter det innfrir megleren eventuelle heftelser, trekker meglers vederlag og boligselgerforsikring og utbetaler sluttoppgjøret til selger. Hele prosessen tar normalt opptil to uker. Det er derfor lurt å vente med å betale ned lån eller andre store utgifter til pengene faktisk er på konto.

Hjelp, vi er uenige! Hva gjør vi nå?

Drømmescenarioet er at begge parter er fornøyde med overtakelsen, og boligkjøper finner ingenting å klage på. Men hva skjer hvis dere er uenige om noe? Eller hvis kjøper finner noe som de ønsker at du fikser så kjapt som overhodet mulig? Det enkle svaret er at alt skal skrives ned i overtakelsesprotokollen. Joda, selv om du som boligselger synes at kjøper er urimelig. Du kan i så fall legge til at du ikke samtykker.

Det er flere mulige utfall når kjøper er misfornøyd:

• Kjøper kan kreve at selger retter opp avviket innen rimelig tid
• Kjøper kan kreve prisavslag eller erstatning for utbedringskostnader
• Kjøper kan holde tilbake en del av kjøpesummen på meglers klientkonto
• I alvorlige tilfeller kan kjøper nekte å overta boligen

Selger skal få mulighet til å rette opp avvik selv før det blir snakk om prisavslag eller erstatning. En av de vanligste klagene er at boligen ikke er godt nok vasket, og da skal selger få sjansen til å vaske på nytt innen rimelig tid. Vurderer du å bruke et vaskefirma til flyttevasken, velg et firma med fornøydhetsgaranti. Da kommer de tilbake og ordner opp hvis kjøperen ikke er fornøyd. Pass på at garantiperioden gjelder helt fram til overtakelsesdagen. Har den utløpt dagen før, må du gjøre det selv likevel,

Vanlige feil ved overtakelse av bolig og hvordan unngå dem

Boligkjøper er kanskje ivrig etter å flytte inn i sitt nye hjem, og du vil gjerne bli ferdig med overtakelsen så fort som mulig. Men dere bør likevel stoppe litt opp og bruke god tid på å befare boligen og fylle ut overtakelsesprotokollen så grundig som mulig. Ellers kan dere fort gjøre feil som kan bli kostbare på sikt.

Dette er de vanligste tabbene på overtakelsesdagen:

• Vage formuleringer i protokollen: Mange undervurderer hvor presist avviket må beskrives. Står det “litt skittent på badet” i stedet for “kalkavleiringer på dusjvegg og synlig støv bak toalett”, blir det vanskeligere å kreve reklamasjon senere. Vær konkret og bruk gjerne bilder som vedlegg.
• Overfladisk inspeksjon: Boligkjøper kan miste rettigheter ved å la være å føre opp avvik. Når protokollen er sendt inn og nøklene er overlevert, er det for sent å klage på utvask eller andre synlige forhold.
• Glemte måleravlesninger: Dette låser strøm- og vannregningene på feil tidspunkt og kan koste begge parter penger i etterkant.
• Boligen er ikke klargjort: Selger må sørge for at boligen er ryddig, vasket og at alt som skal følge med er på plass.
• Ta med noe selger ikke skulle: Sjekk kjøpekontrakten nøye for hva som følger med. Selger kan ikke ta med seg ting som er avtalt skal bli igjen, heller ikke om det føles “selvfølgelig” å beholde.

Eiendomsmegleren skal gi deg grundig informasjon om hvordan du klargjør og vasker boligen i forkant av overtakelsesdagen. Megleren kan også hjelpe deg om du er usikker på hva som følger med boligen ved salg eller ikke. Husk at eiendomsmegleren ikke bare er en selger, men også en rådgiver som skal veilede deg gjennom hele boligsalgsprosessen.

Les også

Derfor bør du velge flyttevask med garanti

Bør megleren være til stede ved overtakelse av bolig?

Det er ikke lenger vanlig at eiendomsmegleren er med på selve overtakelsen, men selger må være til stede. De fleste meglerforetak tar ekstra betalt hvis megleren skal delta fysisk. Uansett skal megleren forberede begge parter godt i forkant, informere om hva som skal sjekkes under befaringen og forklare hvordan protokollen fylles ut.

I noen situasjoner kan det likevel være lurt å betale for at megleren er med. Det kan være aktuelt hvis:

• Det er kjent uenighet eller usikkerhet mellom kjøper og selger
• Boligen er kompleks, for eksempel med næringsdel eller utleieenhet
• Du er førstegangsselger og kjenner deg utrygg på prosessen
• Det er behov for tolk eller spesielle tilrettelegginger

Føler du deg trygg på prosessen, er det ofte unødvendig å ha megleren fysisk til stede. Protokollen er bygd opp som en sjekkliste, og dere kan bare følge punktene mens dere går gjennom boligen. Dersom det dukker opp noe uventet under befaringen, kan dere uansett ringe megleren direkte for råd. Megleren kan også være en viktig støttespiller i etterkant av overtakelsen, særlig hvis det er notert avvik i protokollen som krever oppfølging.

Konklusjon: Derfor må du fylle ut overtakelsesprotokoll grundig ved salg av bolig

Kort og greit, en overtakelsesprotokoll spiller en veldig viktig rolle ved salg av bolig. Den er en slags sjekkliste for overtakelsen som dere kan følge mens dere gjennomgår eiendommen. Dere kan dokumentere eventuelle avvik i den, samt notere måleravlesningene på en ryddig måte. 

Ikke minst må den signeres og sendes inn for at eiendomsmegleren skal kunne overføre eiendommen til den nye eieren, betale ut pengene til boligselgeren og avslutte boligsalget. Dere bør derfor ta dere god tid til å fylle ut dette dokumentet. Det kan spare dere for mye stress og potensielle problemer i etterkant. Husk at eiendomsmegleren kan hjelpe dere hvis dere lurer på noe, selv om han eller hun ikke er til stede på selve overtakelsesdagen. Lykke til!